A Rotina de Abertura da Biblioteca é o processo diário de controle das esperas e reservas do BNWeb. Este recurso enviará um e-mail, onde estarão listados todos os procedimentos a serem realizados antes da abertura da Biblioteca.

Esta rotina consiste em:

• Verificar quais obras da espera “venceram” (não foram retiradas até o seu limite de espera)
• Trocar obras em espera para outro usuário (quando uma espera vence e a obra possui outra reserva)
• Retirar a obra da reserva e voltar para o acervo (quando uma espera vence e a obra não possui outra reserva)

A Rotina de Abertura da Biblioteca será realizada pelo executável bnm_rot_emprestimo.exe. Este executável verifica e controla todas rotinas, listando uma a uma, e as envia para o e-mail da biblioteca logo pela manhã. Para isso é necessário que esteja agendado no servidor para rodar automaticamente.

O bnm_rot_emprestimo.exe poderá ser executado a qualquer momento ou ser agendado para rodar automaticamente pelo sistema.

Automaticamente – Permite que as atualizações sejam “agendadas” no servidor.

O bnm_rot_emprestimo.exe é executado sempre pela manhã antes da Biblioteca abrir.

Manualmente – Permite que as atualizações sejam rodadas sempre que o bnm_rot_emprestimo.exe for executado por um operador do sistema.

O bnm_rot_emprestimo.exe controlará as seguintes operações do sistema:

• Quando um usuário solicitar uma obra já emprestada e a mesma não possuir outro exemplar disponível para empréstimo, deverá ser feita uma reserva. As reservas são feitas apenas por título ou nº de registro da obra, o sistema não faz reservas por exemplar.
• Quando algum exemplar de obra com reserva for devolvido, o módulo de Empréstimo automaticamente identifica a existência de uma reserva para a obra devolvida, dando um alerta ao operador do sistema, para que o exemplar seja separado e colocado na Espera, junto com o “Boleto de Espera”. Ao mesmo tempo, um e-mail é enviado ao usuário, informando que aquela obra está disponível para empréstimo, aguardando a sua retirada dentro da “data limite” determinada através de parâmetro (em dias) estabelecidos pela instituição.
• Caso uma obra em espera não seja retirada pelo usuário dentro do prazo determinado, a mesma sairá da espera do usuário, podendo voltar para o acervo ou ficar a espera de outra pessoa que também tenha reservado o material.
• Quando o controle chegar ao último usuário, um e-mail será enviado a biblioteca com a lista das obras que devem ser retiradas fisicamente da espera. Nessa lista também poderá ser visualizada os usuários que foram avisados sobre a espera da obra e realizaram o empréstimo; e ainda a lista dos códigos das obras que venceram o prazo da espera. A ordenação dessa lista será pelo título da obra, facilitando assim a organização diária do seu acervo que se encontra em espera.

IMPORTANTE: Para que todas as rotinas possam ser executadas com corretamente pelos operadores do balcão, é fundamental que o programa “agendador” esteja instalado e funcionando.

Uma vez agendado no servidor da instituição, este programa irá realizar diariamente todas as verificações necessárias e enviará o E-mail de Abertura da Biblioteca, onde estarão indicados todos os procedimentos a serem realizados. Caso não chegue o e-mail de abertura, solicite ao Departamento de Informática da sua instituição para verificar o agendador (bnm_rot_emprestimo.exe), e executá-lo novamente. O mesmo poderá ser executado mais de uma vez no mesmo dia caso as mensagens não estejam chegando corretamente.

ATENÇÃO: É fundamental receber diariamente o e-mailna caixa de entrada da biblioteca.

De acordo com o e-mail recebido, verifique e execute as seguintes rotinas:

• Retirar as obras vencidas da espera e retorná-las ao acervo
• Retirar as obras vencidas da espera e trocar os recibos de espera
• Retirar obras do acervo e colocá-las na estante de espera

 

Trabalhando com Multa

Ao devolver uma obra em atraso o sistema exibirá uma mensagem de alerta informando que o usuário possui multas pendentes.

Ao clicar em o sistema o remeterá a tela de pagamento de multas.

Selecione o item e clique em um dos ícones disponíveis:

– Exibe o comprovante de devolução e pagamento de multa.

– Exibe tela de liberação de multa do usuário, onde o operador informará o motivo do atraso na devolução.

– Exibe o boleto com os dados das obras em atraso do usuário, mas não paga a multa do mesmo.

– Exibe a tela de negociação, onde o operador irá informar o novo valor.

Trabalhando com Suspensão

Ao devolver uma obra em atraso o sistema exibirá uma mensagem de alerta informando o período em que o usuário ficará suspenso.

Trabalhando com Multa e Suspensão

Ao devolver uma obra em atraso o sistema exibirá uma mensagem de alerta informando que o usuário possui multas não pagas e o período em que ficará suspenso na biblioteca.

Alterar data de devolução

A função Alterar Data de Devolução serve para modificar, quando necessário, o dia de entrega das obras da instituição, evitando assim, que o sistema aplique multas indevidas a seus usuários. Caso a instituição não trabalhe em um determinado período ou data, é possível alterar a dia de devolução das obras para a data em que mesma voltará a funcionar. A operação de alteração fica registrada no sistema, assim como os dados do operador que a executou.

Para utilizar essa função selecione no menu Módulos, o item Empréstimo, e em seguida a opção Alterar data de devolução.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Selecione a Unidade na qual alterará a data de devolução de obras. Em seguida digite a Data Atual e a Nova Data; ou utilize o ícone PROCURAR para selecionar as datas no calendário auxiliar oferecido pelo sistema.

Após confirmar a operação de alteração o sistema exibirá a seguinte mensagem de alerta:

Penalidades do Empréstimo

O sistema oferece dois tipos de penalidades de empréstimo para os usuários com obras atrasadas: a Multa e a Suspensão.

As penalidades de multa e de suspensão serão aplicadas de acordo com as configurações definidas dentro dos Parâmetros Gerais de Empréstimo. As penalidades podem ser utilizadas simultaneamente, assim como é possível configurar os parâmetros para utilizar apenas um tipo de pena ao usuário. Para tanto deve-se incluir o parâmetro 0 (zero) no campo que deverá ser ignorado pelo sistema.

IMPORTANTE: As multas e suspensões só serão ativadas no momento da devolução do material em atraso. Durante o período de atraso, o usuário ficará como irregular para o sistema, não podendo realizar nenhum tipo de operação. No momento da devolução o sistema contabilizará os dias e fará o calculo automaticamente.

Multa

Na tela de Configurações de Parâmetros Gerais é possível visualizar os campos Multa Diária e o item Cálculo de multa por dias úteis, no campo Outras Opções.

Consulta – Campo destinado a inclusão do valor referente a cada item de Consulta em atraso.

Empréstimo – Campo destinado a inclusão do valor referente a cada item de Empréstimo em atraso.

Cálculo de multa por dias úteis – Escolha uma das opções: Sim ou Não.

• SIM: A multa será cobrada de acordo com todos os dias correntes do ano, não seguindo o Calendário anual da Instituição. O sistema incluirá na cobrança Sábados, Domingos e Feriados.
• NÃO: A multa será cobrada de acordo com os dias úteis do Calendário Anual da Instituição, ou seja, só contará os dias em que a Instituição funcionará.

Em Multas Diárias deve-se incluir o valor a ser cobrado por cada item de empréstimo e de consulta em atraso. Esse valor será multiplicado da seguinte forma Dias de Suspensão X Dias de Atraso. A multa gerada pelo sistema deverá ser paga pelo usuário e será cobrada em moeda corrente nacional. Em Multas Diárias deve-se incluir o valor a ser cobrado por cada item de empréstimo e de consulta em atraso. Esse valor será multiplicado da seguinte forma Dias de Suspensão X Dias de Atraso. A multa gerada pelo sistema deverá ser paga pelo usuário e será cobrada em moeda corrente nacional.

Suspensão

Na tela de Configurações de Parâmetros Gerais é possível visualizar os campos Suspensão por Atraso.

• Consulta – Campo destinado a inclusão do nº de dias de suspensão para cada item de Consulta em atraso
• Empréstimo – Campo destinado a inclusão do nº de dias de suspensão para cada item de Empréstimo em atraso
• Empréstimo Especial – Campo destinado a inclusão do nº de dias de suspensão para cada item de Empréstimo Especial em atraso
• Forma de Suspensão – Selecione no combobox as formas de suspensão: Por dias absolutos ou Proporcional ao atraso
• Por dias absolutos – O usuário ficará suspenso somente o nº de dias definidos por esse parâmetro, independentemente da quantidade de dias de atraso de entrega da obra. (Exemplo para Empréstimo Normal – Dias de suspensão por item: 2 dias/Atraso: 35 dias/Suspensão: 2 dias)
• Proporcional ao Atraso/Parâmetros – O usuário ficará suspenso todos os dias definidos pelo parâmetros multiplicados pelos dias de atraso da entrega da obra. (Exemplo para Empréstimo Normal: Dias de suspensão por item: 2 dias/Atraso: 6 dias/Suspensão: 12 dias)
• Limite Máximo de Suspensão – Informar o nº máximo de dias para a multiplicação dos Dias de Suspensão X Dias de Atraso. (Campo utilizado somente na Forma de Suspensão Proporcional ao Atraso/Parâmetros)

Alertas do Sistema

O sistema trabalha com as seguintes mensagens de alerta:

Quando o operador tentar emprestar uma obra que não pertença a sua Unidade aparecerá à tela:

Quando o operador tenta emprestar um registro que não existe no sistema:

Quando um usuário tentar renovar o empréstimo de uma obra que está reservada para outro usuário:

Quando o operador tenta fazer o empréstimo de uma obra que está em espera:

Quando o operador tentar emprestar uma obra que já esteja com outro usuário:

Quando o operador tentar emprestar uma obra que esteja na espera de outro usuário:

Quando o usuário tiver com o nº máximo de empréstimos permitido tentar fazer mais um empréstimo:

Quando o usuário tiver feito o nº máximo de renovações e tentar realizar outra:

Quando o usuário tente reservar uma obra que não está emprestada:

Quando o usuário tiver obras em atraso à mensagem aparecerá em destaque na sua tela de empréstimo:

Quando o usuário estiver com multas:

Quando o usuário estiver com devoluções atrasadas e multas não pagas:

Quando o usuário estiver com multas não pagas e suspenso no sistema:

Quando o aluno entregar uma obra que esteja em espera, o sistema emitirá um boleto de controle de espera, no qual o operador deverá imprimir e reservar o documento para outro usuário:

Quando o operador tenta transferir os empréstimos de um usuário para outro o sistema:

Ao confirmar uma transferência de empréstimo o sistema exibirá:

Quando o operador modifica a data de devolução de empréstimo:

Quando deseja fazer alguma operação sem antes selecionar um dos itens:

Ao abrir a tela do usuário sem e-mail cadastrado:

Situação do usuário x serviços da biblioteca

O sistema trabalha com as seguintes situações relacionadas ao usuário e aos serviços da biblioteca:

• ATRASO – usuários com obras atrasadas não poderão pegar empréstimos, somente obras para consultar
• MULTA – usuários com multa não poderão pegar empréstimos, somente obras para consultar
• SUSPENSÃO – usuários suspensos não poderão pegar empréstimos, nem consultas
• EXCLUSÃO – usuários excluídos não serão visualizados no Balcão somente no catálogo de usuário
• ANTIGO – usuários com situação Antigo não poderão pegar empréstimos, nem consultas
• OUTROS – usuários com situação Outros não poderão pegar empréstimos, somente obras para consultas

Atenção: Para todas as situações acima o módulo Balcão Especial, com a função de Libera restrições acionado, permite o atendimento do usuário.